“Todo discurso tem um objetivo: conseguir ou evitar alguma coisa.” Hobbes
“Onde há poucas palavras, ela tem peso.” Shakespeare

Apesar de indispensável não é fácil conseguir uma comunicação eficiente.
Especialmente dentro de Projetos de TI a comunicação é tão importante que é uma das 9 áreas de conhecimento do PMBOK.

Planejar, distribuir, acompanhar o desempenho e gerenciar os stakeholders através da comunicação pode ser um item decisivo no sucesso de um projeto.
Uma das coisas mais importantes na hora de escolher a forma de comunicação é saber qual técnica ou ferramenta utilizar. Cada uma, tem seu objeto e momento certo para ser utilizada.
Vamos falar um pouquinho sobre cada uma:

Uso do E-mail: deve ser usado apenas como informativo e formalizações. Não é um bate-papo.
Seja sempre cordial e evite e-mail longos usando frases curtas e diretas.

Uso do Telefone: quando são poucas pessoas envolvidas, o ideal é o uso do e-mail. Desta forma, é possível utilizar o tom de voz para facilitar a comunicação.
Vale lembrar, que assuntos urgentes devem ser sempre tratados por telefone.

Uso de Reuniões: quando usar telefone ou fazer uma reunião online ou presencial?
Via telefone envolva no máximo 3 pessoas. Caso contrário, a conversa poderá se tornar improdutiva.
Mais de 3 pessoas, de preferência por reuniões virtuais ou presenciais.
Em reuniões nunca chegue despreparado. Passe confiança aos participantes.
Não seja vaidoso, egocêntrico ou tímido, não use palavras estrangeiras ou muito técnicas. Sempre adeque o vocabulário ao público.
Demonstre uma postura de aceitação e interesse.
Esteja presente e não fazendo atividades paralelas.

Vale lembrar que o efeito da mensagem se divide em:
7% de conteúdo;
38% do tom da voz;
55% do que é visto (gestos ou expressões faciais).

Logo, sempre avalie bem qual forma de comunicação será mais eficiente considerando o perfil do seu público, quantidade de pessoas e conteúdo que será compartilhado.
As técnicas podem se complementar ou não. O importante é que a estratégia de comunicação seja pensada de forma a atender o público envolvido.

Esperamos que o post tenha sido valioso para você! 
Abraço!